نرم افزار مدیریت گردش کار (BPMS) چیست؟
در بسیاری از سازمان‌ها، انجام یک فعالیت ساده به همکاری چند نفر یا چند واحد مختلف نیاز دارد. یک درخواست ممکن است ابتدا توسط کارشناس ثبت شود، سپس برای بررسی به مسئول مربوط ارجاع داده شود و در ادامه به تأیید مدیر یا اقدام واحد دیگری نیاز داشته باشد.
در چنین شرایطی، اگر فرآیندها از طریق تماس تلفنی، پیام‌رسان‌ها، مکاتبات پراکنده یا روش‌های دستی مدیریت شوند، پیگیری فعالیت‌ها دشوار خواهد شد.
گاهی مشخص نیست یک درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد، مسئول انجام آن چه کسی است یا چرا اجرای آن به تأخیر افتاده است.
نرم افزار مدیریت گردش کار (BPMS) صدرا افزار راهکاری برای سامان‌دهی فرآیندهای سازمانی، تخصیص وظایف به کارکنان، مدیریت کارتابل و پیگیری مراحل انجام فعالیت‌هاست.
در این راهکار، فرآیندهای سازمانی متناسب با نیازها و قواعد کسب‌وکار هر مجموعه توسط تیم تخصصی صدرا افزار طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند. پس از راه‌اندازی، کارکنان می‌توانند وظایف مربوط به خود را در سیستم دریافت، اجرا و پیگیری کنند.
همچنین برای فعالیت‌هایی که ماهیت موردی دارند و لزوماً از یک فرآیند ثابت پیروی نمی‌کنند، قابلیت گردش کار آزاد در نظر گرفته شده است.
این ترکیب به سازمان‌ها کمک می‌کند هم فرآیندهای مشخص و تکرارشونده و هم فعالیت‌های موردی و بین‌واحدی را منظم‌تر مدیریت کنند.
نرم افزار مدیریت گردش کار چه مشکلاتی را حل می‌کند؟
در یک سازمان، فعالیت‌های مختلفی میان واحدهای مالی، فروش، انبار، منابع انسانی، مدیریت و سایر بخش‌ها جریان دارند.
برخی از این فعالیت‌ها دارای مراحل مشخص و تکرارشونده هستند و برخی دیگر براساس نیاز روزمره ایجاد می‌شوند.
در نبود سیستم مناسب برای مدیریت گردش فعالیت‌ها، مشکلات زیر ممکن است ایجاد شوند:
مشخص نبودن مسئول انجام هر فعالیت
فراموش شدن درخواست‌ها و وظایف
افزایش تماس‌های تلفنی برای پیگیری امور
طولانی شدن فرآیندهای اداری و عملیاتی
پراکندگی اطلاعات میان واحدهای سازمان
دشواری تشخیص مرحله فعلی درخواست‌ها
نبود مسیر مشخص برای ارجاع و تأیید فعالیت‌ها
وابستگی بیش از حد به پیگیری‌های دستی
ناهماهنگی میان کارکنان و مدیران
دشواری مدیریت فعالیت‌های موردی و غیرتکراری
سیستم مدیریت گردش کار صدرا افزار با ایجاد ساختاری مشخص برای اجرای فرآیندها، کارسپاری وظایف و پیگیری فعالیت‌ها، به کاهش این مشکلات کمک می‌کند.
قابلیت‌های اصلی نرم افزار مدیریت گردش کار صدرا افزار
۱. طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای اختصاصی سازمان
هر سازمان دارای ساختار مدیریتی، مراحل اجرایی و قواعد کسب‌وکار مخصوص به خود است.
برای مثال، در یک شرکت ممکن است تأیید درخواست خرید تنها به نظر مدیر واحد نیاز داشته باشد؛ درحالی‌که در سازمان دیگر همان درخواست باید پس از بررسی واحد مالی و تأیید مدیریت نهایی شود.
در راهکار مدیریت گردش کار صدرا افزار، نیازهای فرآیندی سازمان بررسی شده و مسیرهای اجرایی و شروط مرتبط توسط تیم تخصصی صدرا افزار طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند.
پس از راه‌اندازی، کارکنان می‌توانند فرآیندهای آماده‌شده را در نرم‌افزار اجرا کنند.
مزیت برای مشتری: بهره‌مندی از فرآیندهای متناسب با ساختار واقعی سازمان و کاهش وابستگی به روش‌های دستی.
نکته: در نسخه فعلی، کاربران مشتری نمی‌توانند شخصاً ساختار فرآیندها یا شروط اجرایی آن‌ها را طراحی یا تغییر دهند. این تغییرات توسط تیم صدرا افزار انجام می‌شود.
۲. مدیریت فرآیندهای تکرارشونده
در بسیاری از سازمان‌ها، فعالیت‌هایی مانند بررسی درخواست‌ها، تأیید اسناد و انجام امور بین‌واحدی به‌صورت مداوم تکرار می‌شوند.
برای این نوع فعالیت‌ها می‌توان فرآیندهای مشخصی را متناسب با نیاز سازمان پیاده‌سازی کرد.
در این ساختار، مراحل انجام کار، مسئولیت‌ها و مسیر اجرای فعالیت‌ها مطابق فرآیند تعریف‌شده مدیریت می‌شوند.
مزیت برای مشتری: ایجاد نظم بیشتر در فعالیت‌های تکرارشونده و کاهش ابهام در مراحل انجام کار.
۳. تخصیص وظایف به کارکنان
یکی از امکانات اصلی مدیریت گردش کار، تخصیص فعالیت‌ها به کارکنان سازمان است.
در هر فرآیند، وظایف مربوط به افراد مسئول مشخص می‌شوند تا فعالیت‌ها از مسیر تعریف‌شده پیگیری شوند.
مزیت برای مشتری: شفاف شدن مسئولیت کارکنان و کاهش سردرگمی درباره فرد مسئول هر فعالیت.
۴. مدیریت کارتابل کارکنان
کارتابل یکی از بخش‌های مهم سیستم گردش کار است.
فعالیت‌های ارجاع‌شده در کارتابل کارکنان مربوط قرار می‌گیرند تا کاربران بتوانند وظایف خود را مشاهده و اقدامات مورد نیاز را انجام دهند.
در این ساختار، هر کارمند می‌تواند فعالیت‌های ارجاع‌شده به خود را در محیط نرم‌افزار پیگیری کند.
مزیت برای مشتری: کاهش احتمال فراموش شدن وظایف و ایجاد نظم بیشتر در مدیریت کارهای روزانه.
۵. ارجاع فعالیت میان کارکنان
بسیاری از فعالیت‌های سازمانی نیازمند همکاری چند نفر هستند.
در سیستم مدیریت گردش کار صدرا افزار، امکان ارجاع فعالیت‌ها به کارکنان وجود دارد.
این قابلیت به سازمان کمک می‌کند انتقال مسئولیت میان افراد را در چارچوب فرآیندهای مربوط مدیریت کند.
مزیت برای مشتری: افزایش هماهنگی میان واحدها و کاهش پیگیری‌های غیررسمی.
۶. پیگیری وضعیت فرآیندها
یکی از چالش‌های مهم مدیریت سازمانی، اطلاع از وضعیت درخواست‌ها و فعالیت‌هاست.
سیستم BPMS صدرا افزار امکان پیگیری وضعیت امور و کنترل گردش فعالیت‌ها را فراهم می‌کند.
به این ترتیب، کاربران مجاز می‌توانند براساس امکانات و دسترسی‌های مربوط، وضعیت فعالیت‌ها را پیگیری کنند.
مزیت برای مشتری: افزایش شفافیت فرآیندها و ساده‌تر شدن بررسی وضعیت درخواست‌ها.
۷. مدیریت گردش کار آزاد
همه فعالیت‌های سازمان دارای مراحل ثابت و از پیش تعیین‌شده نیستند.
گاهی مدیر یا کارمند نیاز دارد فعالیتی خاص تعریف کند و انجام آن را به یکی از کارکنان واگذار کند.
برای مثال، ممکن است لازم باشد یک مشکل عملیاتی بررسی شود، گزارشی تهیه شود یا موضوعی میان چند واحد پیگیری شود.
گردش کار آزاد صدرا افزار برای مدیریت این نوع فعالیت‌های موردی و غیرتکراری طراحی شده است.
در این قابلیت، کاربر می‌تواند فعالیت جدیدی تعریف کرده و اطلاعات مورد نیاز آن را ثبت کند.
مزیت برای مشتری: مدیریت فعالیت‌های موردی در یک ساختار مشخص، بدون نیاز به تعریف فرآیند سازمانی جدید برای هر موضوع.
۸. تعیین عنوان، زمان‌بندی و مسئول فعالیت
در زمان تعریف وظیفه در گردش کار آزاد، امکان ثبت اطلاعاتی مانند عنوان فعالیت، زمان‌بندی، مجری و تأییدکننده وجود دارد.
این اطلاعات کمک می‌کنند موضوع فعالیت، مسئول انجام و چارچوب زمانی آن مشخص باشد.
مزیت برای مشتری: افزایش شفافیت مسئولیت‌ها و مدیریت منظم‌تر فعالیت‌های موردی.
۹. ارجاع اقدامات بعدی در گردش کار آزاد
گاهی انجام یک وظیفه به بررسی یا اقدام سایر کارکنان نیز نیاز دارد.
در گردش کار آزاد، امکان ارجاع مراحل یا اقدامات بعدی به کارکنان دیگر فراهم شده است.
با ارجاع هر اقدام، فعالیت مرتبط در کارتابل فرد تعیین‌شده قرار می‌گیرد.
پس از انجام کار و ثبت تأیید مربوط، فرآیند به مرحله بعد منتقل می‌شود.
مزیت برای مشتری: امکان پیگیری فعالیت‌های چندمرحله‌ای بدون وابستگی به تماس‌ها و پیام‌های پراکنده.
۱۰. تأیید نهایی و پایان گردش کار
در گردش کار آزاد، پس از انجام اقدامات لازم، فرآیند برای تأییدکننده نهایی که در ابتدای فعالیت تعیین شده است ارسال می‌شود.
پس از ثبت تأیید نهایی، گردش کار برای پایان دادن به ثبت‌کننده اولیه بازمی‌گردد.
این ساختار کمک می‌کند فعالیت‌ها مسیر مشخصی برای بررسی و خاتمه داشته باشند.
مزیت برای مشتری: افزایش نظم در تأیید نهایی و تعیین تکلیف فعالیت‌های انجام‌شده.
۱۱. ارتباط مدیریت گردش کار با CRM
یکی از کاربردهای مهم زیرساخت گردش کار صدرا افزار، پیاده‌سازی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است.
در این راهکار، فعالیت‌ها و فرآیندهای مرتبط با مشتری می‌توانند در قالب گردش کار مدیریت و پیگیری شوند.
برای مثال، یک درخواست مشتری ممکن است نیازمند بررسی کارشناس فروش، اقدام واحد پشتیبانی یا تأیید مسئول مربوط باشد.
با استفاده از زیرساخت گردش کار، امکان مدیریت چنین فعالیت‌هایی براساس فرآیندهای پیاده‌سازی‌شده فراهم می‌شود.
مزیت برای مشتری: هماهنگی بیشتر فرآیندهای ارتباط با مشتری و فعالیت‌های داخلی سازمان.
تفاوت گردش کار سازمانی با گردش کار آزاد چیست؟
در سیستم صدرا افزار، دو نوع کاربرد مهم برای گردش کار وجود دارد.
گردش کار سازمانی: برای فعالیت‌هایی که دارای مراحل و قواعد مشخص هستند و فرآیند آن‌ها توسط تیم صدرا افزار طراحی و پیاده‌سازی می‌شود.
گردش کار آزاد: برای وظایف موردی و غیرتکراری که کارکنان می‌توانند متناسب با نیاز، فعالیت جدید تعریف کرده و اقدامات آن را به افراد مختلف ارجاع دهند.
ویژگیگردش کار سازمانیگردش کار آزادنوع فعالیتتکرارشونده و دارای قواعد مشخصموردی و متغیرطراحی مسیر اصلیتوسط تیم صدرا افزارارجاع اقدامات توسط کاربران در چارچوب قابلیت موجودتعریف وظیفه توسط کاربربراساس فرآیند پیاده‌سازی‌شدهامکان‌پذیرمدیریت کارتابلداردداردپیگیری فعالیت‌هاداردداردتغییر شروط ساختاری توسط مشتریامکان‌پذیر نیستشامل طراحی شروط ساختاری نمی‌شودکاربرد اصلیفرآیندهای سازمانی مشخصوظایف و اقدامات موردی
این تفکیک به سازمان کمک می‌کند برای هر نوع فعالیت، از راهکار مناسب استفاده کند.
یک مثال کاربردی از مدیریت گردش کار در شرکت تولیدی
فرض کنید یک شرکت تولیدی دارای فرآیندی برای بررسی درخواست‌های خرید داخلی است.
در این مجموعه، درخواست خرید باید ابتدا توسط مسئول مربوط بررسی شود و سپس مطابق مقررات داخلی به تأیید واحدهای مشخص برسد.
تیم صدرا افزار پس از بررسی نیازهای سازمان، مراحل فرآیند و شروط اجرایی را در سیستم پیاده‌سازی می‌کند.
برای نمونه، فرآیند می‌تواند به این شکل طراحی شود:
مرحله اول: ثبت درخواست
کاربر مسئول، درخواست مورد نیاز را در سیستم ثبت می‌کند.
مرحله دوم: ارجاع برای بررسی
درخواست مطابق مسیر تعریف‌شده به مسئول مربوط ارجاع داده می‌شود.
مرحله سوم: انجام بررسی
کارشناس یا مدیر تعیین‌شده، اقدام مربوط را انجام می‌دهد.
مرحله چهارم: تأیید درخواست
درخواست مطابق شروط پیاده‌سازی‌شده، مراحل تأیید را طی می‌کند.
مرحله پنجم: تکمیل فرآیند
پس از انجام اقدامات مربوط، فرآیند به مرحله پایانی خود می‌رسد.
در این ساختار، کاربران فرآیند را اجرا می‌کنند، اما تغییر مراحل اصلی یا قواعد تأیید توسط تیم صدرا افزار انجام می‌شود.
این مثال یک سناریوی پیشنهادی است و به معنای وجود فرآیند آماده خرید با همین مراحل در تمام نسخه‌های نرم‌افزار نیست.
مثال کاربردی گردش کار آزاد
فرض کنید مدیر یک شرکت بازرگانی متوجه تأخیر در تحویل سفارش یکی از مشتریان شده است.
بررسی این موضوع ممکن است به همکاری واحد فروش، انبار و حمل‌ونقل نیاز داشته باشد، اما الزاماً فرآیندی ثابت و تکرارشونده برای آن تعریف نشده باشد.
در این شرایط می‌توان از گردش کار آزاد استفاده کرد.
مدیر یک فعالیت با عنوان «بررسی تأخیر در تحویل سفارش» ثبت می‌کند و مجری و تأییدکننده نهایی را مشخص می‌کند.
در ادامه، اقدامات مورد نیاز به کارکنان مربوط ارجاع داده می‌شوند.
هر فرد می‌تواند فعالیت محول‌شده را در کارتابل خود مشاهده کند و پس از انجام اقدام، تأیید مربوط را ثبت نماید.
پس از تکمیل اقدامات، فرآیند برای تأیید نهایی ارسال می‌شود و سپس برای پایان دادن به ثبت‌کننده اولیه بازمی‌گردد.
به این ترتیب، یک فعالیت موردی نیز در ساختاری مشخص و قابل پیگیری مدیریت می‌شود.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت گردش کار صدرا افزار
کاهش پیگیری‌های دستی
با ارجاع وظایف در نرم‌افزار، نیاز به تماس‌های مکرر و پیام‌های پراکنده برای پیگیری فعالیت‌ها کاهش پیدا می‌کند.
شفاف شدن مسئولیت کارکنان
در فرآیندهای پیاده‌سازی‌شده و گردش کار آزاد، مسئولیت انجام فعالیت‌ها مشخص می‌شود.
افزایش هماهنگی میان واحدهای سازمان
انتقال فعالیت‌ها از طریق گردش کار به منظم‌تر شدن همکاری واحدهای مختلف کمک می‌کند.
مدیریت بهتر کارهای روزانه
کارتابل کارکنان امکان مشاهده و پیگیری فعالیت‌های ارجاع‌شده را فراهم می‌کند.
کاهش احتمال فراموش شدن وظایف
ثبت فعالیت‌ها در سیستم و تخصیص آن‌ها به افراد مشخص، احتمال گم شدن یا فراموش شدن کارها را کاهش می‌دهد.
پیگیری وضعیت فرآیندها
امکان پیگیری مراحل انجام امور به مدیران و کارکنان مسئول کمک می‌کند وضعیت فعالیت‌ها را بهتر بررسی کنند.
مدیریت فعالیت‌های موردی
گردش کار آزاد امکان تعریف و پیگیری وظایفی را فراهم می‌کند که از فرآیندهای ثابت پیروی نمی‌کنند.
تطبیق فرآیندها با ساختار سازمان
طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها توسط تیم صدرا افزار، امکان انطباق راهکار با نیازها و قواعد واقعی هر سازمان را فراهم می‌کند.
تفاوت مدیریت گردش کار با اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری معمولاً برای مدیریت مکاتبات، نامه‌ها و اسناد اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در مقابل، سیستم مدیریت گردش کار برای سامان‌دهی فعالیت‌ها، ارجاع وظایف، مدیریت کارتابل و پیگیری مراحل انجام فرآیندهای سازمانی کاربرد دارد.
گردش کار می‌تواند در فعالیت‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار گیرد و محدود به مکاتبات اداری نیست.
در مجموعه راهکارهای صدرا افزار، مدیریت گردش کار و دبیرخانه و مکاتبات اداری به‌عنوان دو قابلیت مرتبط اما متفاوت معرفی می‌شوند.
تفاوت مدیریت گردش کار با CRM چیست؟
CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، برای مدیریت اطلاعات مشتریان، فعالیت‌ها، ارتباطات، سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش استفاده می‌شود.
اما مدیریت گردش کار، زیرساختی برای سامان‌دهی و پیگیری فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی است.
در صدرا افزار، CRM بر پایه گردش کار پیاده‌سازی شده است.
در این ساختار، فرآیندهای مرتبط با مشتری متناسب با نیاز سازمان توسط تیم صدرا افزار طراحی و اجرا می‌شوند.
کاربران می‌توانند فعالیت‌های مربوط به مشتریان را براساس فرآیندهای پیاده‌سازی‌شده انجام و پیگیری کنند.
چه سازمان‌هایی به نرم افزار مدیریت گردش کار نیاز دارند؟
مدیریت گردش کار برای شرکت‌هایی مناسب است که فعالیت‌های آن‌ها نیازمند همکاری چند فرد یا واحد مختلف است.
از جمله:
شرکت‌های تولیدی و صنعتی
شرکت‌های بازرگانی و توزیع
کارخانجات آهن و فولاد
شرکت‌های خدماتی
شرکت‌های پیمانکاری و پروژه‌محور
سازمان‌های دارای چند واحد اداری
مجموعه‌های دارای فرآیندهای تأیید و ارجاع
شرکت‌هایی که به دنبال کاهش پیگیری‌های دستی هستند
کاربرد گردش کار در صنعت آهن و فولاد
در کارخانجات و شرکت‌های بازرگانی آهن و فولاد، فعالیت‌های مختلفی میان واحدهای فروش، مالی، انبار، تولید و مدیریت انجام می‌شود.
برای مثال، بررسی یک درخواست مشتری، رسیدگی به اختلاف اطلاعات بارگیری یا پیگیری یک موضوع مالی ممکن است به همکاری چند بخش نیاز داشته باشد.
در چنین شرایطی، استفاده از گردش کار می‌تواند به مشخص شدن مسئولیت‌ها، ارجاع فعالیت‌ها و پیگیری منظم‌تر اقدامات کمک کند.
همچنین برای فعالیت‌هایی که ماهیت موردی دارند، گردش کار آزاد می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
این راهکار محدود به صنعت فولاد نیست و در سایر شرکت‌های تولیدی، بازرگانی و خدماتی نیز کاربرد دارد.
چرا نرم افزار مدیریت گردش کار صدرا افزار؟
صدرا افزار مانا با تجربه توسعه راهکارهای نرم‌افزاری مالی، عملیاتی و سازمانی، امکان بررسی و پیاده‌سازی فرآیندهای اختصاصی مشتریان را فراهم می‌کند.
در راهکار مدیریت گردش کار این مجموعه، فرآیندهای سازمانی پس از تحلیل نیازها و قواعد کسب‌وکار، توسط تیم تخصصی صدرا افزار طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند.
کارکنان نیز می‌توانند فعالیت‌های خود را از طریق کارتابل دریافت کرده و مراحل مربوط را انجام دهند.
همچنین گردش کار آزاد امکان مدیریت وظایف موردی، تعیین مجری و تأییدکننده و ارجاع اقدامات میان کارکنان را فراهم می‌کند.
این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند فعالیت‌های خود را در ساختاری مشخص، منظم و قابل پیگیری مدیریت کنند.
درخواست دمو نرم افزار مدیریت گردش کار
آیا برای پیگیری درخواست‌ها و فعالیت‌های سازمان باید مرتب با کارکنان تماس بگیرید؟
آیا مشخص نیست یک درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد یا مسئول انجام آن چه کسی است؟
آیا فرآیندهای سازمان شما به قواعد اختصاصی و مراحل تأیید مشخص نیاز دارند؟
کارشناسان صدرا افزار می‌توانند فرآیندهای مجموعه شما را بررسی کرده و امکان طراحی و پیاده‌سازی گردش کار متناسب با نیاز سازمان را ارزیابی کنند.
با مشاهده دموی مدیریت گردش کار صدرا افزار، می‌توانید نحوه کارسپاری فعالیت‌ها، مدیریت کارتابل، پیگیری وظایف و استفاده از گردش کار آزاد را بررسی کنید.
از پیگیری‌های پراکنده تا فرآیندهای منظم و قابل پیگیری؛ گردش کار سازمان خود را متحول کنید.