اتصال نرم افزار حسابداری به دستگاه پوز (POS) چیست؟
در فروشگاه‌ها، شرکت‌های بازرگانی و مجموعه‌های خدماتی، دریافت وجه از مشتری یکی از مراحل مهم فرآیند فروش است.
در بسیاری از کسب‌وکارها، فاکتور فروش در نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌شود، اما دریافت وجه از طریق دستگاه کارت‌خوان در فرآیندی جداگانه انجام می‌گیرد.
در این شرایط، کاربر باید مبلغ فاکتور را در دستگاه پوز وارد کند و پس از انجام تراکنش، اطلاعات پرداخت را در نرم‌افزار ثبت یا بررسی نماید.
انجام دستی این فعالیت‌ها ممکن است باعث ورود اشتباه مبلغ، دوباره‌کاری و مغایرت میان اطلاعات فروش و دریافت‌های بانکی شود.
قابلیت اتصال به دستگاه پوز (POS) صدرا افزار با هدف ایجاد ارتباط میان نرم‌افزار سازمانی و تجهیزات پرداخت الکترونیکی معرفی شده است.
این راهکار برای مجموعه‌هایی کاربرد دارد که به دنبال هماهنگی بیشتر میان فرآیند فروش، دریافت وجه و ثبت اطلاعات مالی هستند.
اتصال نرم افزار به دستگاه پوز چه مشکلاتی را حل می‌کند؟
فرض کنید یک فروشگاه آهن‌آلات در طول روز تعداد زیادی فاکتور فروش صادر می‌کند.
برای هر فاکتور، کارشناس فروش مبلغ را در نرم‌افزار ثبت کرده و سپس همان مبلغ را در دستگاه کارت‌خوان وارد می‌کند.
بعد از پرداخت نیز باید تراکنش انجام‌شده با فاکتور مربوط تطبیق داده شود.
این فرآیند ممکن است مشکلات زیر را ایجاد کند:
ورود اشتباه مبلغ در دستگاه کارت‌خوان
نیاز به ثبت تکراری اطلاعات پرداخت
اختلاف میان مبلغ فاکتور و وجه دریافت‌شده
زمان‌بر شدن فرآیند تسویه مشتری
دشواری شناسایی تراکنش مربوط به هر فاکتور
ثبت اشتباه دریافت در نرم‌افزار مالی
نیاز به بررسی دستی رسیدهای کارت‌خوان
افزایش فعالیت‌های تکراری صندوق‌دار
دشواری کنترل دریافت‌های روزانه
ایجاد ارتباط نرم‌افزاری مناسب میان سیستم فروش و تجهیزات پرداخت می‌تواند بخشی از این مشکلات را کاهش دهد.
کاربردها و مزایای اتصال دستگاه پوز به نرم افزار حسابداری
۱. هماهنگی فرآیند فروش و دریافت وجه
در سیستم‌های فروش، مبلغ قابل پرداخت مشتری براساس اطلاعات فاکتور مشخص می‌شود.
ارتباط نرم‌افزار با دستگاه کارت‌خوان می‌تواند فرآیند دریافت وجه را با اطلاعات فروش هماهنگ‌تر کند.
مزیت برای مشتری: کاهش فعالیت‌های جداگانه و ساده‌تر شدن عملیات صندوق.
۲. کاهش ورود دستی مبلغ
در برخی راهکارهای اتصال POS، مبلغ قابل پرداخت از نرم‌افزار به دستگاه کارت‌خوان منتقل می‌شود.
این قابلیت در صورت پشتیبانی دستگاه و نرم‌افزار، می‌تواند خطاهای ناشی از وارد کردن دستی مبلغ را کاهش دهد.
مزیت برای مشتری: افزایش دقت مبلغ پرداخت و کاهش دوباره‌کاری.
۳. ارتباط اطلاعات پرداخت با فاکتور فروش
یکی از نیازهای مهم واحد فروش، مشخص بودن پرداخت‌های مرتبط با فاکتورهای صادرشده است.
در یک سیستم یکپارچه، ارتباط اطلاعات پرداخت با اسناد فروش می‌تواند پیگیری عملیات را ساده‌تر کند.
مزیت برای مشتری: شفافیت بیشتر در دریافت وجه و بررسی پرداخت‌های مشتریان.
۴. کمک به کنترل پرداخت‌های ناموفق
گاهی پرداخت کارت‌خوان به دلیل مشکلات ارتباطی، خطای بانکی یا انصراف مشتری تکمیل نمی‌شود.
دریافت نتیجه تراکنش از دستگاه، در صورت پشتیبانی فنی، می‌تواند به تفکیک پرداخت‌های موفق و ناموفق کمک کند.
مزیت برای مشتری: کاهش احتمال ثبت اشتباه پرداخت‌های ناموفق به‌عنوان دریافت قطعی.
۵. تسهیل ثبت عملیات دریافت
هماهنگی اطلاعات کارت‌خوان با نرم‌افزار مالی می‌تواند زمینه ثبت منظم‌تر دریافت‌های مشتریان را فراهم کند.
میزان خودکارسازی این فرآیند به امکانات نسخه نرم‌افزار و دستگاه مورد استفاده بستگی دارد.
مزیت برای مشتری: کاهش عملیات دستی و افزایش سرعت ثبت اطلاعات مالی.
۶. مدیریت بهتر فعالیت‌های صندوق
در مجموعه‌های دارای تراکنش‌های متعدد، سرعت و دقت عملیات صندوق اهمیت زیادی دارد.
کاهش مراحل تکراری هنگام دریافت وجه می‌تواند به ارائه خدمات سریع‌تر به مشتریان کمک کند.
مزیت برای مشتری: افزایش نظم در عملیات دریافت وجه و کاهش زمان انجام فعالیت‌های فروش.
توجه: موارد این بخش، کاربردهای رایج اتصال نرم‌افزار به کارت‌خوان هستند و اجرای هرکدام در محصولات صدرا افزار باید از نظر فنی تأیید شود.
فرآیند اتصال نرم افزار فروش به دستگاه پوز چگونه است؟
در یک الگوی معمول یکپارچه‌سازی، فرآیند پرداخت از طریق کارت‌خوان می‌تواند در مراحل زیر انجام شود.
مرحله اول: ثبت فاکتور فروش
کاربر اطلاعات فروش را در نرم‌افزار ثبت کرده و مبلغ قابل پرداخت مشخص می‌شود.
مرحله دوم: انتخاب روش پرداخت
مشتری برای تسویه تمام یا بخشی از مبلغ، روش پرداخت از طریق کارت‌خوان را انتخاب می‌کند.
مرحله سوم: انتقال مبلغ به دستگاه
در صورت پشتیبانی اتصال، اطلاعات مبلغ از نرم‌افزار به دستگاه کارت‌خوان ارسال می‌شود.
مرحله چهارم: انجام تراکنش بانکی
مشتری پرداخت را با استفاده از کارت بانکی و دستگاه پوز انجام می‌دهد.
مرحله پنجم: دریافت نتیجه پرداخت
در اتصال‌هایی که امکان دریافت پاسخ دارند، وضعیت تراکنش به نرم‌افزار منتقل می‌شود.
مرحله ششم: ثبت یا تأیید دریافت
اطلاعات پرداخت موفق براساس قواعد و امکانات نرم‌افزار برای ثبت یا تأیید دریافت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این مراحل یک نمونه مفهومی هستند و نباید بدون بررسی، به‌عنوان فرآیند قطعی ماژول صدرا افزار معرفی شوند.
مثال کاربردی اتصال به دستگاه پوز در فروشگاه آهن‌آلات
فرض کنید یک فروشگاه آهن‌آلات روزانه ۶۰ فاکتور فروش صادر می‌کند و بخشی از مشتریان مبلغ خرید خود را با کارت‌خوان پرداخت می‌کنند.
در روش بدون اتصال، فروشنده باید مبلغ هر فاکتور را جداگانه در دستگاه پوز وارد کند.
پس از انجام پرداخت، اطلاعات دریافت باید با فاکتور مربوط تطبیق داده شود.
در یک فرآیند دارای اتصال مناسب، امکان انتقال مبلغ فاکتور به کارت‌خوان و استفاده از نتیجه تراکنش در سیستم مالی قابل بررسی است.
برای مثال، یک مشتری فاکتوری به مبلغ ۱۸ میلیون تومان دارد و قصد دارد ۱۰ میلیون تومان را با کارت‌خوان پرداخت کند.
در این حالت، سیستم باید مبلغ قابل پرداخت از طریق پوز را مستقل از مبلغ کل فاکتور در نظر بگیرد.
اگر اتصال نرم‌افزار و کارت‌خوان از این فرآیند پشتیبانی کند، می‌توان مبلغ انتخاب‌شده را برای پرداخت به دستگاه ارسال کرد.
چنین ارتباطی می‌تواند خطای ورود مبلغ را کاهش دهد و هماهنگی بیشتری میان فروش و دریافت وجه ایجاد کند.
این سناریو برای توضیح کاربرد اتصال است و پشتیبانی از پرداخت جزئی و بازگشت نتیجه تراکنش در نسخه فعلی صدرا افزار باید تأیید شود.
مزایای استفاده از اتصال نرم افزار به دستگاه پوز
کاهش خطاهای ورود مبلغ
انتقال مبلغ از نرم‌افزار به کارت‌خوان، در صورت پشتیبانی، می‌تواند احتمال اشتباه هنگام ثبت مبلغ را کاهش دهد.
افزایش سرعت دریافت وجه
کاهش مراحل دستی به فروشندگان کمک می‌کند فرآیند تسویه مشتری را سریع‌تر انجام دهند.
هماهنگی بیشتر اطلاعات فروش و پرداخت
ارتباط اطلاعات پرداخت با سیستم فروش می‌تواند پیگیری تراکنش‌های مرتبط با فاکتورها را ساده‌تر کند.
کاهش دوباره‌کاری
استفاده از اطلاعات موجود در نرم‌افزار، نیاز به ورود چندباره برخی داده‌ها را کاهش می‌دهد.
مدیریت منظم‌تر عملیات صندوق
ارتباط نرم‌افزاری با تجهیزات پرداخت می‌تواند به نظم بیشتر در عملیات دریافت وجه کمک کند.
کاهش احتمال مغایرت مالی
استفاده از فرآیند یکپارچه می‌تواند برخی مغایرت‌های ناشی از ورود دستی اطلاعات را کاهش دهد.
تفاوت اتصال به دستگاه پوز با اتصال بانکی فرابوم چیست؟
اتصال به دستگاه پوز و اتصال به فرابوم هر دو به اطلاعات مالی و بانکی مربوط هستند، اما کاربرد متفاوتی دارند.
اتصال به دستگاه پوز بر ارتباط نرم‌افزار با کارت‌خوان در زمان انجام پرداخت مشتری تمرکز دارد.
اتصال به فرابوم برای دریافت و پردازش تراکنش‌های بانکی، مدیریت واریزها و برداشت‌ها و ثبت عملیات مالی براساس اطلاعات حساب بانکی استفاده می‌شود.
بنابراین پرداخت موفق روی کارت‌خوان و ثبت تراکنش در گردش حساب بانکی دو رویداد مرتبط اما متفاوت هستند.
این دو اتصال نباید از نظر کارکرد یکسان در نظر گرفته شوند.
ارتباط اتصال به پوز با نرم افزار فروش و خزانه‌داری
در فرآیند فروش، پس از صدور فاکتور، لازم است وضعیت پرداخت مشتری مشخص شود.
از سوی دیگر، واحد مالی و خزانه‌داری مسئول مدیریت دریافت‌ها و کنترل اطلاعات بانکی است.
وجود ارتباط مناسب میان نرم‌افزار فروش و دستگاه کارت‌خوان می‌تواند به هماهنگی بهتر این دو حوزه کمک کند.
این موضوع به‌ویژه در شرکت‌هایی که تعداد زیادی دریافت از مشتری دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
اتصال به دستگاه پوز برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
این راهکار برای کسب‌وکارهایی مناسب است که دریافت وجه از طریق کارت‌خوان بخشی از عملیات روزانه آن‌ها محسوب می‌شود.
از جمله:
فروشگاه‌های آهن‌آلات و مصالح ساختمانی
بنگاه‌های آهن و فولاد
شرکت‌های بازرگانی و توزیع
فروشگاه‌های عمده‌فروشی و خرده‌فروشی
شرکت‌های خدماتی
مجموعه‌های دارای صندوق فروش
شرکت‌های دارای دریافت‌های متعدد از مشتریان
کسب‌وکارهایی که به دنبال کاهش ثبت دستی اطلاعات پرداخت هستند
چرا اتصال به دستگاه پوز صدرا افزار؟
صدرا افزار مانا با ارائه راهکارهای نرم‌افزاری مالی، فروش و خزانه‌داری، به کسب‌وکارها در مدیریت اطلاعات معاملات و دریافت‌ها کمک می‌کند.
قابلیت اتصال به تجهیزات پرداخت الکترونیکی نیز در سبد یکپارچه‌سازی صدرا افزار معرفی شده است.
این راهکار می‌تواند متناسب با مدل دستگاه کارت‌خوان، زیرساخت ارتباطی و امکانات نسخه نرم‌افزار، برای ساده‌سازی عملیات دریافت وجه مورد بررسی قرار گیرد.
آیا فروشندگان شما مبلغ فاکتور را به‌صورت دستی در کارت‌خوان وارد می‌کنند؟
آیا تطبیق پرداخت‌های مشتریان با فاکتورهای فروش برای مجموعه شما زمان‌بر است؟
آیا به دنبال هماهنگی بیشتر میان نرم‌افزار حسابداری و تجهیزات پرداخت هستید؟
با دریافت مشاوره از کارشناسان صدرا افزار، می‌توانید امکان اتصال دستگاه‌های کارت‌خوان موجود به نرم‌افزار و فرآیندهای قابل پشتیبانی را بررسی کنید.
دریافت وجه از مشتری را ساده‌تر کنید و خطاهای ورود دستی اطلاعات را کاهش دهید.