تبدیل اسناد و تصاویر به اطلاعات قابل استفاده در نرم‌افزار
در بسیاری از سازمان‌ها، بخش قابل توجهی از اطلاعات مورد نیاز برای انجام فعالیت‌های روزانه در قالب اسناد کاغذی، تصاویر، فایل‌های اسکن‌شده، برچسب کالا و کدهای شناسایی نگهداری می‌شود.
کارشناسان مالی، انبارداران و کارکنان واحدهای فروش و خرید برای استفاده از این اطلاعات، معمولاً بخشی از داده‌ها را به‌صورت دستی در نرم‌افزارهای سازمانی ثبت می‌کنند.
این فرآیند علاوه بر صرف زمان، ممکن است با اشتباه در ورود اعداد، کدها و مشخصات کالا همراه باشد.
استخراج هوشمند اطلاعات از اسناد، بارکد و QR Code راهکاری است که با استفاده از پردازش تصویر و فناوری‌های شناسایی داده، اطلاعات قابل استخراج را از تصاویر و کدها دریافت می‌کند و برای استفاده در فرآیندهای سازمانی آماده می‌سازد.
صدرا افزار با بهره‌گیری از فناوری‌هایی مانند OCR و شناسایی بارکد و QR Code، امکان استفاده از اطلاعات تصویری در فرآیندهای نرم‌افزاری و صنعتی را فراهم می‌کند.
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR چیست و چگونه کار می‌کند؟
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR مخفف عبارت Optical Character Recognition و به معنای تشخیص نوری نویسه‌هاست.
این فناوری برای شناسایی متن موجود در تصاویر و تبدیل آن به داده متنی قابل پردازش استفاده می‌شود.
برای مثال، اگر تصویری از یک سند یا برچسب کالا در اختیار سیستم قرار گیرد، فناوری OCR می‌تواند حروف و اعداد قابل مشاهده را شناسایی کند.
متن استخراج‌شده سپس می‌تواند برای جست‌وجو، بررسی یا ثبت در سامانه‌های اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد.
البته OCR به‌تنهایی لزوماً مفهوم سند یا جایگاه هر اطلاعات را تشخیص نمی‌دهد. برای استخراج فیلدهای مشخص، مانند شماره سند، تاریخ یا مبلغ، ممکن است به قواعد پردازشی یا مدل‌های هوشمند تکمیلی نیاز باشد.
تفاوت OCR با استخراج هوشمند اطلاعات چیست؟
این دو مفهوم مرتبط‌اند، اما یکسان نیستند.
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR عمدتاً وظیفه تبدیل متن تصویر به متن دیجیتال را انجام می‌دهد.
در مقابل، استخراج هوشمند اطلاعات تلاش می‌کند داده‌های مورد نیاز را از میان متن‌های شناسایی‌شده پیدا کرده و در ساختاری مشخص قرار دهد.
برای مثال، ممکن است OCR تمام متن یک فاکتور را استخراج کند، اما سامانه استخراج هوشمند لازم باشد اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، تاریخ، مشخصات فروشنده و مبلغ را از متن جدا کند.
دقت این مرحله به نوع سند، ساختار اطلاعات و روش پردازش بستگی دارد.
کاربردهای OCR در کسب‌وکارها
۱. استخراج اطلاعات از فاکتورهای خرید و فروش
ثبت اطلاعات فاکتورها یکی از فعالیت‌های پرتکرار در واحدهای مالی، فروش و خرید است.
با استفاده از OCR می‌توان متن و اعداد قابل مشاهده در تصویر فاکتور را استخراج کرد.
در صورت طراحی فرآیند تکمیلی، امکان شناسایی برخی فیلدها و آماده‌سازی آن‌ها برای بررسی و ثبت در نرم‌افزار وجود دارد.
برای مثال، شماره فاکتور، تاریخ، نام طرف حساب یا مبلغ می‌توانند از موضوعات قابل بررسی باشند.
از آنجا که قالب فاکتورها متفاوت است، میزان استخراج خودکار و دقت آن باید براساس نمونه اسناد واقعی ارزیابی شود.
۲. پردازش اسناد انبار و لجستیک
در انبارها و مراکز حمل‌ونقل، اسنادی مانند حواله، رسید، بارنامه و مدارک مرتبط با محموله‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
استخراج اطلاعات از تصاویر این اسناد می‌تواند به کاهش ورود دستی داده‌ها کمک کند.
برای مثال، می‌توان امکان استخراج شماره سند یا شناسه محموله را بررسی کرد و نتیجه را برای تطبیق با اطلاعات سیستم انبار آماده ساخت.
۳. خواندن اطلاعات روی برچسب کالا
برخی محصولات دارای برچسب‌هایی شامل کد کالا، شماره سریال، شماره بچ یا سایر مشخصات هستند.
با استفاده از OCR می‌توان متن قابل مشاهده روی این برچسب‌ها را دریافت کرد.
این اطلاعات ممکن است برای شناسایی کالا، ثبت سوابق تولید یا کنترل فرآیندهای انبارداری کاربرد داشته باشند.
۴. دیجیتالی‌سازی اسناد کاغذی
سازمان‌ها ممکن است حجم زیادی از اسناد قدیمی یا جاری را در قالب کاغذ نگهداری کنند.
تبدیل تصاویر این اسناد به متن قابل جست‌وجو، دسترسی به اطلاعات را ساده‌تر می‌کند.
بااین‌حال، برای دستیابی به یک سامانه مدیریت اسناد کامل، قابلیت‌های دیگری مانند دسته‌بندی، کنترل دسترسی و نگهداری سوابق نیز مورد نیاز است.
۵. استخراج اطلاعات در فرآیندهای اداری
فرم‌های سازمانی، درخواست‌ها و مدارک دریافتی می‌توانند شامل اطلاعاتی باشند که ثبت مجدد آن‌ها زمان‌بر است.
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR و روش‌های پردازش سند می‌توانند در شناسایی و آماده‌سازی این اطلاعات برای استفاده در سامانه‌های اداری نقش داشته باشند.
بارکد چیست و چه کاربردی دارد؟
بارکد یا Barcode روشی برای نمایش اطلاعات در قالب الگویی قابل خواندن توسط تجهیزات و نرم‌افزارهای شناسایی است.
بارکدهای خطی معمولاً از مجموعه‌ای از خطوط با ضخامت‌ها و فواصل مشخص تشکیل می‌شوند.
با اسکن بارکد، اطلاعات رمزگذاری‌شده در آن دریافت می‌شود.
در بسیاری از کاربردها، بارکد حاوی یک شناسه است و اطلاعات تکمیلی کالا از پایگاه داده سازمان بازیابی می‌شود.
برای مثال، اسکن بارکد یک محصول ممکن است شناسه آن را مشخص کند و نرم‌افزار انبار براساس آن، نام و مشخصات کالا را نمایش دهد.
کاربرد بارکد در انبار و تولید
شناسایی سریع کالا
استفاده از بارکد می‌تواند نیاز به ورود دستی کدهای طولانی کالا را کاهش دهد.
ثبت عملیات ورود و خروج
شناسه خوانده‌شده از بارکد می‌تواند در فرآیند ثبت دریافت یا خروج کالا مورد استفاده قرار گیرد.
کنترل موجودی
اسکن بارکد در کنار نرم‌افزار انبارداری می‌تواند به شناسایی دقیق‌تر اقلام و ثبت عملیات مرتبط کمک کند.
رهگیری محصولات
در صورت طراحی ساختار مناسب شناسه‌گذاری و ثبت سوابق، بارکد می‌تواند بخشی از فرآیند رهگیری کالا در تولید، انبار و توزیع باشد.
کنترل بسته‌بندی
بارکد درج‌شده روی محصول یا بسته می‌تواند برای بررسی هویت کالا و تطبیق آن با اطلاعات سفارش استفاده شود.
کد پاسخ سریع QR Code چیست؟
کد پاسخ سریع QR Code نوعی کد دوبعدی است که اطلاعات را در قالب الگویی از خانه‌های تیره و روشن ذخیره می‌کند.
این کد می‌تواند اطلاعاتی مانند شناسه، متن یا آدرس اینترنتی را در خود داشته باشد.
در مقایسه با بسیاری از بارکدهای خطی متداول، QR Code می‌تواند حجم بیشتری از داده را در فضای محدود ذخیره کند.
با استفاده از دوربین یا تجهیزات مناسب، اطلاعات موجود در QR Code قابل خواندن است.
در کاربردهای سازمانی، این فناوری می‌تواند برای شناسایی اسناد، محصولات، تجهیزات و سایر اقلام دارای شناسه مورد استفاده قرار گیرد.
تفاوت OCR، بارکد و QR Code چیست؟
اگرچه هر سه فناوری برای دریافت اطلاعات از تصویر استفاده می‌شوند، عملکرد آن‌ها متفاوت است.
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR متن چاپ‌شده یا قابل مشاهده را شناسایی می‌کند.
بارکدخوان اطلاعات رمزگذاری‌شده در یک نماد بارکد را دریافت می‌کند.
کد پاسخ سریع QR Code Reader نیز اطلاعات موجود در کد دوبعدی QR را استخراج می‌کند.
برای مثال، خواندن شماره سریال چاپ‌شده روی یک قطعه با OCR انجام می‌شود؛ اما اگر همان شماره در بارکد رمزگذاری شده باشد، می‌توان از بارکدخوان استفاده کرد.
انتخاب روش مناسب به نوع داده، شکل برچسب و شرایط محیطی بستگی دارد.
ترکیب OCR و بارکد در فرآیندهای سازمانی
در بعضی کاربردها می‌توان از چند فناوری به‌صورت مکمل استفاده کرد.
برای مثال، یک محموله ممکن است هم دارای برچسب بارکد باشد و هم اطلاعات متنی چاپ‌شده روی بسته‌بندی داشته باشد.
سیستم می‌تواند بارکد را بخواند و در صورت نیاز، بخشی از اطلاعات متنی را نیز با OCR استخراج کند.
در مرحله بعد، داده‌های به‌دست‌آمده می‌توانند برای تطبیق با سوابق موجود در نرم‌افزار سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.
این روش می‌تواند به کنترل اطلاعات و کاهش نیاز به ثبت مجدد کمک کند.
کاربرد استخراج هوشمند اطلاعات در صنعت آهن و فولاد
در صنعت آهن و فولاد، اطلاعات مربوط به کالا و محموله در بخش‌های مختلفی از فرآیند تولید، انبارداری، فروش و حمل‌ونقل استفاده می‌شوند.
محصولاتی مانند ورق، میلگرد، پروفیل و سایر مقاطع فولادی ممکن است دارای برچسب‌ها، شناسه‌ها و اسناد مرتبط باشند.
شناسایی اطلاعات روی برچسب محصولات فولادی
برخی محموله‌ها دارای برچسب‌هایی شامل اطلاعاتی مانند کد محصول، شماره ذوب، شماره بسته یا مشخصات محموله هستند.
در صورت مناسب‌بودن کیفیت تصویر و ساختار برچسب، می‌توان امکان استخراج این اطلاعات را با OCR بررسی کرد.
خواندن بارکد و QR Code محموله‌ها
اگر محصولات یا بسته‌ها دارای بارکد یا QR Code باشند، سیستم می‌تواند شناسه آن‌ها را دریافت کند.
این شناسه ممکن است برای بازیابی مشخصات کالا یا ثبت اطلاعات در نرم‌افزار انبار مورد استفاده قرار گیرد.
کنترل اطلاعات هنگام بارگیری
در فرآیند بارگیری، می‌توان اطلاعات استخراج‌شده از برچسب‌ها یا کدهای شناسایی را برای تطبیق با اطلاعات حواله به کار گرفت.
برای مثال، شناسه بسته بارگیری‌شده می‌تواند با اطلاعات مورد انتظار مقایسه شود.
این قابلیت نیازمند طراحی مناسب فرآیند ثبت شناسه‌ها و ارتباط با نرم‌افزار انبار است.
کمک به ثبت اسناد خرید و فروش
اسناد مرتبط با خرید و فروش محصولات فولادی ممکن است دارای اطلاعات متنی متنوعی باشند.
تشخیص هوشمند متن از تصویر OCR می‌تواند در استخراج اولیه این اطلاعات کمک کند و در صورت توسعه قابلیت‌های تکمیلی، بخشی از داده‌ها برای ثبت در نرم‌افزار آماده شوند.
مزایای استخراج هوشمند اطلاعات
کاهش ورود دستی داده‌ها
دریافت اطلاعات از تصویر و کدهای شناسایی، نیاز به تایپ مجدد بخشی از اطلاعات را کاهش می‌دهد.
افزایش سرعت ثبت اطلاعات
در سناریوهای مناسب، استخراج خودکار داده می‌تواند زمان مورد نیاز برای پردازش اسناد و شناسایی کالا را کاهش دهد.
کاهش خطاهای تایپی
استفاده از شناسایی خودکار می‌تواند برخی اشتباهات ناشی از ورود دستی کدها و اعداد را کاهش دهد؛ هرچند نتیجه استخراج نیز ممکن است نیازمند کنترل باشد.
تسهیل رهگیری کالا
در صورت استفاده از شناسه‌های مناسب، بارکد و QR Code می‌توانند در ثبت و پیگیری سوابق کالا نقش داشته باشند.
بهبود دسترسی به اطلاعات
تبدیل تصاویر اسناد به داده متنی می‌تواند جست‌وجو و استفاده مجدد از اطلاعات را آسان‌تر کند.
ارتباط بهتر با نرم‌افزارهای سازمانی
داده‌های استخراج‌شده می‌توانند پس از اعتبارسنجی، در فرآیندهای انبار، فروش، خرید و سایر بخش‌های سازمان مورد استفاده قرار گیرند.
استخراج هوشمند اطلاعات چگونه پیاده‌سازی می‌شود؟
مرحله اول: شناسایی اسناد و اطلاعات هدف
ابتدا مشخص می‌شود چه نوع اسناد، برچسب‌ها یا کدهایی باید خوانده شوند و کدام اطلاعات مورد نیاز است.
مرحله دوم: بررسی نمونه‌های واقعی
نمونه تصاویر در شرایط مختلف جمع‌آوری می‌شوند تا ساختار داده و کیفیت تصویر بررسی شود.
مرحله سوم: انتخاب فناوری مناسب
با توجه به نوع اطلاعات، از OCR، بارکدخوان، QR Code Reader یا ترکیبی از آن‌ها استفاده می‌شود.
مرحله چهارم: طراحی استخراج و اعتبارسنجی
در صورت نیاز، قواعد یا مدل‌هایی برای شناسایی فیلدهای مورد نظر و کنترل صحت خروجی طراحی می‌شوند.
مرحله پنجم: ارتباط با سامانه‌های سازمانی
داده‌های استخراج‌شده می‌توانند پس از بررسی، برای استفاده در فرآیندهای نرم‌افزاری ارسال شوند.
مرحله ششم: آزمون و استقرار
عملکرد راهکار با نمونه‌های واقعی ارزیابی می‌شود و پس از تأیید فنی در محیط عملیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
چه عواملی بر دقت استخراج اطلاعات تأثیر دارند؟
دقت OCR و خواندن کدها به عوامل گوناگونی وابسته است؛ از جمله:
کیفیت تصویر و وضوح متن
اندازه و نوع فونت
زاویه تصویربرداری
نورپردازی و بازتاب نور
تمیزی و سلامت برچسب
زبان و ساختار سند
پیچیدگی جدول‌ها و چیدمان اطلاعات
کیفیت چاپ بارکد یا QR Code
قابلیت‌های نرم‌افزار و مدل پردازشی
بنابراین برای تعیین میزان دقت، باید نمونه‌های واقعی هر پروژه بررسی و آزمایش شوند.
آیا OCR می‌تواند اطلاعات اسناد فارسی را استخراج کند؟
امکان پردازش متن فارسی به موتور OCR و قابلیت‌های آن بستگی دارد.
در اسناد فارسی، موضوعاتی مانند نوع فونت، کیفیت چاپ، اعداد فارسی و انگلیسی، ترکیب متن راست‌به‌چپ و ساختار جدول‌ها ممکن است بر نتیجه تأثیر بگذارند.
در نتیجه، پیش از اجرای پروژه باید موتور انتخابی با نمونه‌های واقعی اسناد فارسی سازمان ارزیابی شود.
آیا اطلاعات استخراج‌شده مستقیماً در ERP ثبت می‌شوند؟
داده‌های استخراج‌شده می‌توانند برای استفاده در نرم‌افزارهای سازمانی آماده شوند.
اما ثبت مستقیم و خودکار اطلاعات در ERP به وجود ارتباط نرم‌افزاری، تعیین قواعد اعتبارسنجی و تعریف سطح تأیید مورد نیاز بستگی دارد.
برای مثال، پیش از ثبت قطعی فاکتور، ممکن است لازم باشد اطلاعات طرف حساب، کد کالا و مبلغ توسط نرم‌افزار یا کاربر بررسی شوند.
این کنترل‌ها برای جلوگیری از انتقال اطلاعات نادرست به سیستم مالی و انبار اهمیت دارند.
امنیت اطلاعات در پردازش اسناد
اسناد سازمانی ممکن است حاوی اطلاعات مالی، تجاری یا شخصی باشند.
بنابراین هنگام طراحی راهکار استخراج اطلاعات باید نحوه دسترسی به فایل‌ها، محل پردازش و ذخیره‌سازی داده‌ها بررسی شود.
همچنین لازم است مشخص شود چه کاربرانی مجاز به مشاهده اسناد و اطلاعات استخراج‌شده هستند.
انتخاب پردازش داخلی یا استفاده از سرویس‌های خارجی نیز باید متناسب با الزامات امنیتی و قراردادی مجموعه انجام شود.
این راهکار برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
شرکت‌های تولیدی و صنعتی
شرکت‌های بازرگانی و توزیع
بنگاه‌ها و مراکز فروش آهن و فولاد
انبارها و مراکز لجستیکی
سازمان‌های دارای حجم زیاد اسناد
واحدهای مالی، فروش و خرید
مجموعه‌های دارای فرآیند شناسایی و رهگیری کالا
چرا صدرا افزار؟
صدرا افزار مانا با تجربه توسعه نرم‌افزارهای سازمانی و راهکارهای تخصصی صنعت آهن و فولاد، فناوری‌های پردازش تصویر و استخراج اطلاعات را با نگاه کاربردی به فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می‌کند.
در این راهکار، علاوه بر خواندن متن یا کدهای شناسایی، امکان استفاده از داده‌های استخراج‌شده در فرآیندهای انبار، تولید، فروش و سایر سامانه‌های سازمانی بررسی می‌شود.
هدف، کاهش فعالیت‌های تکراری و فراهم‌کردن بستری برای ثبت و استفاده دقیق‌تر از اطلاعات است.
اگر در مجموعه شما ثبت دستی اطلاعات اسناد، ورود کد کالا، خواندن برچسب‌ها یا رهگیری محصولات زمان‌بر است، استفاده از OCR و فناوری‌های شناسایی بارکد می‌تواند یکی از گزینه‌های مناسب برای بررسی باشد.
برای ارزیابی نمونه اسناد، بررسی امکان استخراج اطلاعات و دریافت مشاوره درباره پیاده‌سازی راهکار، با کارشناسان صدرا افزار ارتباط بگیرید.