اتصال نرم افزار حسابداری به فرابوم چیست؟
در شرکت‌های بازرگانی، تولیدی و صنعتی، مدیریت تراکنش‌های بانکی یکی از فعالیت‌های مهم و زمان‌بر واحد مالی است.
روزانه مبالغ مختلفی از مشتریان دریافت می‌شود و پرداخت‌های متعددی به تأمین‌کنندگان، پیمانکاران و سایر طرف‌های تجاری انجام می‌گیرد.
در بسیاری از شرکت‌ها، کارشناسان حسابداری برای ثبت این عملیات باید گردش حساب بانکی را بررسی کنند، تراکنش‌ها را شناسایی کنند و اطلاعات واریز و برداشت را به‌صورت دستی در نرم‌افزار مالی ثبت کنند.
این فرآیند در مجموعه‌هایی که تعداد زیادی تراکنش روزانه دارند، علاوه بر صرف زمان، احتمال خطا، ثبت تکراری اطلاعات و تأخیر در شناسایی دریافت‌ها را افزایش می‌دهد.
ماژول اتصال به فرابوم در نرم افزار آهن‌افزار راهکاری برای ارتباط میان اطلاعات تراکنش‌های بانکی و فرآیندهای مالی سازمان است.
این قابلیت با استفاده از سرویس‌های بانکداری الکترونیکی، امکان دریافت و مدیریت تراکنش‌های بانکی، ثبت خودکار اعلامیه‌های واریز و برداشت و انجام تسهیم براساس تنظیمات سیستم را فراهم می‌کند.
در نتیجه، واحد مالی می‌تواند بخشی از فعالیت‌های تکراری مربوط به ثبت و مدیریت تراکنش‌های بانکی را ساده‌تر انجام دهد.
فرابوم چیست و چه کاربردی دارد؟
فرابوم یک پلتفرم بانکداری باز (Open Banking) است که امکان ارائه و استفاده از خدمات بانکی از طریق رابط‌های برنامه‌نویسی یا API را فراهم می‌کند.
در بانکداری باز، نرم‌افزارهای سازمانی می‌توانند با استفاده از سرویس‌های مجاز و زیرساخت‌های ارتباطی مربوط، به خدمات بانکی قابل ارائه متصل شوند.
این ارتباط می‌تواند نیاز به دریافت دستی اطلاعات از سامانه‌های بانکی و ورود مجدد آن‌ها در نرم‌افزارهای سازمانی را کاهش دهد.
فرابوم به‌عنوان یک بستر ارائه خدمات بانکداری باز، امکان ارتباط نرم‌افزارهای مختلف با سرویس‌های بانکی را فراهم می‌کند.
صدرا افزار با استفاده از قابلیت اتصال به فرابوم، بخشی از فرآیندهای مرتبط با دریافت تراکنش‌ها و ثبت عملیات مالی را در نرم‌افزار آهن‌افزار یکپارچه کرده است.
اتصال به فرابوم چه مشکلاتی را حل می‌کند؟
فرض کنید یک شرکت بازرگانی فولاد روزانه تعداد زیادی پرداخت و دریافت بانکی دارد.
برخی مشتریان با شناسه واریز مشخص پرداخت می‌کنند، برخی مبالغ را بدون شناسه انتقال می‌دهند و تعدادی از تراکنش‌ها نیز مربوط به چک هستند.
کارشناس مالی باید تمام این تراکنش‌ها را بررسی کند، طرف حساب مربوط را شناسایی کند و عملیات لازم را در سیستم ثبت نماید.
اگر این فرآیند دستی انجام شود، ممکن است مشکلات زیر ایجاد شوند:
صرف زمان زیاد برای دریافت و بررسی گردش حساب بانک
ورود تکراری تراکنش‌های بانکی در نرم‌افزار حسابداری
تأخیر در شناسایی واریزهای مشتریان
دشواری مدیریت تراکنش‌های فاقد شناسه واریز
افزایش احتمال ثبت اشتباه مبالغ
تداخل تراکنش‌های مربوط به چک با سایر دریافت‌ها
زمان‌بر شدن ثبت اعلامیه‌های واریز و برداشت
دشواری تخصیص دریافتی‌ها به مطالبات مشتریان
افزایش فعالیت‌های دستی واحد خزانه‌داری
تأخیر در به‌روزرسانی اطلاعات مالی
اتصال آهن‌افزار به فرابوم با دریافت و پردازش اطلاعات تراکنش‌ها، به کاهش این مشکلات کمک می‌کند.
قابلیت‌های اصلی اتصال به فرابوم در آهن‌افزار
۱. دریافت و مدیریت تراکنش‌های بانکی
یکی از امکانات اصلی اتصال به فرابوم، دریافت اطلاعات تراکنش‌های بانکی از طریق سرویس ارتباطی است.
این قابلیت امکان مدیریت اطلاعات دریافتی از بانک را در نرم‌افزار مالی فراهم می‌کند.
به این ترتیب، واحد مالی می‌تواند بدون نیاز به ورود دستی تمام اطلاعات، تراکنش‌های بانکی دریافت‌شده را بررسی و مدیریت کند.
مزیت برای مشتری: کاهش زمان ثبت اطلاعات بانکی و افزایش سرعت عملیات روزمره حسابداری.
۲. مدیریت تراکنش‌های دریافتی و پرداختی
در حساب‌های بانکی شرکت، تراکنش‌های مختلفی مانند واریز مشتریان و برداشت‌های مربوط به پرداخت‌ها ثبت می‌شود.
ماژول اتصال به فرابوم امکان مدیریت تراکنش‌های دریافتی و پرداختی را فراهم می‌کند.
این قابلیت به واحد مالی کمک می‌کند اطلاعات تراکنش‌ها را منظم‌تر بررسی کرده و فرآیندهای مربوط به آن‌ها را مدیریت کند.
مزیت برای مشتری: کنترل بهتر گردش تراکنش‌ها و کاهش پراکندگی اطلاعات بانکی.
۳. مدیریت واریزهای فاقد شناسه
یکی از مشکلات رایج شرکت‌های بازرگانی، دریافت مبالغی است که شناسه واریز مشخصی ندارند.
برای مثال، ممکن است مشتری مبلغی را به حساب شرکت انتقال دهد اما اطلاعات تراکنش به‌تنهایی برای شناسایی قطعی طرف حساب کافی نباشد.
آهن‌افزار امکان مدیریت تراکنش‌های فاقد شناسه واریز را فراهم می‌کند.
در این شرایط می‌توان براساس فرآیندهای تعریف‌شده، اطلاعات لازم برای تعیین وضعیت تراکنش را بررسی کرد.
مزیت برای مشتری: کاهش احتمال تخصیص اشتباه مبالغ و مدیریت منظم‌تر واریزهای نامشخص.
۴. تعریف حساب معین و طرف حساب برای تراکنش‌های نامشخص
در برخی تراکنش‌ها، طرف حساب یا ماهیت عملیات بانکی در زمان دریافت اطلاعات مشخص نیست.
ماژول فرابوم امکان تعریف حساب معین و طرف حساب برای تراکنش‌های نامشخص را فراهم می‌کند.
این ویژگی به واحد حسابداری کمک می‌کند تراکنش‌های نیازمند بررسی را متناسب با ساختار حسابداری سازمان مدیریت کند.
مزیت برای مشتری: افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت تراکنش‌های بانکی و کاهش خطا در تخصیص اطلاعات مالی.
۵. شناسایی تراکنش‌های مرتبط با چک
برخی تراکنش‌های بانکی مربوط به عملیات چک هستند و باید با فرآیندهای حسابداری و خزانه‌داری مربوط به چک مدیریت شوند.
پردازش خودکار این تراکنش‌ها مانند واریزهای عادی ممکن است باعث ایجاد ثبت‌های نامناسب یا تکراری شود.
اتصال به فرابوم امکان شناسایی تراکنش‌های مرتبط با چک و جلوگیری از پردازش خودکار آن‌ها را فراهم می‌کند.
مزیت برای مشتری: کاهش احتمال ثبت تکراری یا نادرست عملیات مربوط به چک.
۶. ثبت خودکار اعلامیه واریز
یکی از فعالیت‌های پرتکرار کارشناسان مالی، ثبت اعلامیه‌های واریز مربوط به دریافت‌های بانکی است.
با استفاده از اتصال به فرابوم، امکان ثبت خودکار اعلامیه واریز براساس تراکنش‌های دریافتی و تنظیمات سیستم وجود دارد.
مزیت برای مشتری: صرفه‌جویی در زمان و کاهش ورود دستی اطلاعات دریافت‌های بانکی.
۷. ثبت خودکار اعلامیه برداشت
در کنار دریافت‌ها، برداشت‌های بانکی نیز باید در سیستم مالی ثبت و مدیریت شوند.
ماژول اتصال به فرابوم امکان ثبت خودکار اعلامیه برداشت را براساس اطلاعات تراکنش‌ها و تنظیمات مربوط فراهم می‌کند.
مزیت برای مشتری: کاهش عملیات دستی و افزایش سرعت ثبت اطلاعات پرداخت‌های بانکی.
۸. فعال یا غیرفعال کردن پردازش خودکار تراکنش‌ها
تمام شرکت‌ها تمایل ندارند همه تراکنش‌های بانکی به‌صورت خودکار پردازش شوند.
در برخی مجموعه‌ها، لازم است تراکنش‌ها ابتدا توسط مسئول مالی بررسی شوند.
آهن‌افزار امکان فعال یا غیرفعال کردن پردازش خودکار تراکنش‌ها را فراهم می‌کند.
مزیت برای مشتری: کنترل بیشتر بر میزان خودکارسازی عملیات بانکی متناسب با سیاست‌های مالی سازمان.
۹. تسهیم خودکار دریافت‌ها
در شرکت‌های بازرگانی، مبالغ دریافتی مشتریان ممکن است به یک یا چند فاکتور، سفارش یا بدهی مرتبط باشند.
تسهیم دریافت‌ها به معنای تخصیص مبالغ به مطالبات مربوط است.
اتصال به فرابوم از تسهیم خودکار براساس تنظیمات سیستم پشتیبانی می‌کند.
این قابلیت می‌تواند به کاهش عملیات دستی تخصیص مبالغ دریافتی کمک کند.
مزیت برای مشتری: تسریع فرآیند تسهیم دریافت‌ها و مدیریت دقیق‌تر ارتباط پرداخت‌های مشتریان با مطالبات.
۱۰. کنترل و مدیریت تراکنش‌های دریافت‌شده
دریافت خودکار اطلاعات بانکی به‌تنهایی کافی نیست؛ واحد مالی باید بتواند وضعیت و نحوه پردازش تراکنش‌ها را نیز مدیریت کند.
ماژول اتصال به فرابوم امکان کنترل تراکنش‌های دریافت‌شده را فراهم می‌کند.
این موضوع به کارشناسان مالی کمک می‌کند تراکنش‌های پردازش‌شده و موارد نیازمند بررسی را در فرآیند مشخصی مدیریت کنند.
مزیت برای مشتری: افزایش شفافیت اطلاعات بانکی و کاهش خطاهای ناشی از پردازش نامناسب.
فرآیند اتصال آهن‌افزار به فرابوم چگونه است؟
فرآیند کلی یکپارچه‌سازی را می‌توان در شش مرحله توضیح داد.
مرحله اول: اتصال به سرویس بانکی
ارتباط نرم‌افزار با سرویس‌های قابل استفاده فرابوم براساس دسترسی‌ها و تنظیمات فنی مورد نیاز برقرار می‌شود.
مرحله دوم: دریافت تراکنش‌های بانکی
اطلاعات تراکنش‌های حساب‌های مجاز از طریق سرویس ارتباطی دریافت می‌شوند.
مرحله سوم: بررسی نوع تراکنش
سیستم اطلاعات دریافتی و پرداختی را مدیریت کرده و تراکنش‌های دارای شرایط خاص، مانند موارد مرتبط با چک یا واریزهای نامشخص، را مطابق قابلیت‌های موجود شناسایی می‌کند.
مرحله چهارم: اعمال تنظیمات پردازش
باتوجه به تنظیمات سازمان، تراکنش‌ها می‌توانند در فرآیند پردازش خودکار قرار گیرند یا برای مدیریت و بررسی بیشتر نگهداری شوند.
مرحله پنجم: ثبت عملیات مالی
برای تراکنش‌های واجد شرایط، اعلامیه واریز یا برداشت مطابق تنظیمات ثبت می‌شود.
مرحله ششم: تسهیم دریافت‌ها
در صورت فراهم بودن شرایط و تنظیمات مربوط، مبالغ دریافتی در فرآیند تسهیم خودکار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
این فرآیند باعث می‌شود ارتباط منظم‌تری میان اطلاعات بانک و عملیات مالی سازمان ایجاد شود.
مثال کاربردی اتصال به فرابوم در شرکت بازرگانی فولاد
فرض کنید یک شرکت بازرگانی آهن و فولاد روزانه ۲۰۰ تراکنش بانکی دارد.
این تراکنش‌ها شامل دریافت وجه از مشتریان، پرداخت به تأمین‌کنندگان، عملیات مرتبط با چک و برخی واریزهای فاقد شناسه هستند.
در روش دستی، کارشناسان مالی باید گردش حساب را دریافت و بررسی کرده، تراکنش‌ها را دسته‌بندی کنند و اطلاعات مربوط را در نرم‌افزار ثبت نمایند.
در مقابل، با اتصال آهن‌افزار به فرابوم، اطلاعات تراکنش‌های بانکی از مسیر ارتباطی دریافت و در نرم‌افزار مدیریت می‌شوند.
در یک سناریوی فرضی، توزیع تراکنش‌ها ممکن است به شکل زیر باشد:
نوع تراکنشتعداد روزانهواریزهای دارای اطلاعات قابل شناسایی۱۱۰واریزهای نامشخص۲۵برداشت‌های بانکی۴۵تراکنش‌های مرتبط با چک۲۰مجموع۲۰۰
در این مثال، سیستم می‌تواند تراکنش‌های مختلف را براساس امکانات و تنظیمات مربوط مدیریت کند.
برای نمونه، تراکنش‌های مربوط به چک از پردازش خودکار عادی مستثنا می‌شوند و واریزهای نامشخص در فرآیند مدیریت تراکنش‌های نامشخص قرار می‌گیرند.
همچنین برای تراکنش‌های واجد شرایط، امکان ثبت خودکار اعلامیه واریز یا برداشت و تسهیم دریافت‌ها وجود دارد.
نتیجه این فرآیند، کاهش ثبت‌های دستی و افزایش نظم در مدیریت تراکنش‌های بانکی خواهد بود.
اعداد این مثال آموزشی هستند و میزان خودکارسازی واقعی به اطلاعات تراکنش‌ها و تنظیمات سیستم بستگی دارد.
مزایای استفاده از اتصال به فرابوم
کاهش ورود دستی اطلاعات بانکی
تراکنش‌ها از مسیر ارتباطی دریافت می‌شوند و نیاز به ثبت مجدد اطلاعات کاهش پیدا می‌کند.
افزایش سرعت ثبت عملیات مالی
ثبت خودکار اعلامیه‌های واریز و برداشت می‌تواند زمان انجام فعالیت‌های روزانه واحد مالی را کاهش دهد.
شناسایی بهتر تراکنش‌های نامشخص
امکان مدیریت واریزهای فاقد شناسه و تعیین حساب معین و طرف حساب، رسیدگی به تراکنش‌های نامشخص را ساده‌تر می‌کند.
کاهش خطاهای مرتبط با چک
شناسایی تراکنش‌های مربوط به چک و جلوگیری از پردازش خودکار آن‌ها به کنترل بهتر اطلاعات مالی کمک می‌کند.
تسهیل وصول مطالبات
تسهیم خودکار براساس تنظیمات، می‌تواند فرآیند تخصیص مبالغ دریافتی به مطالبات را سریع‌تر کند.
کنترل بیشتر بر فرآیند خودکارسازی
سازمان می‌تواند متناسب با سیاست‌های خود، پردازش خودکار تراکنش‌ها را فعال یا غیرفعال کند.
هماهنگی بیشتر میان بانک و حسابداری
اطلاعات تراکنش‌های بانکی در ارتباط منظم‌تری با فرآیندهای مالی سازمان مدیریت می‌شوند.
تفاوت اتصال به فرابوم با دریافت دستی گردش حساب چیست؟
در روش دستی، کارشناس مالی معمولاً گزارش گردش حساب را از سامانه بانک دریافت می‌کند و اطلاعات مورد نیاز را در نرم‌افزار ثبت یا وارد می‌کند.
این روش ممکن است به دریافت فایل، بررسی دستی تراکنش‌ها و ثبت گروهی یا تکی عملیات نیاز داشته باشد.
اما در روش اتصال به فرابوم، اطلاعات بانکی از طریق سرویس‌های ارتباطی دریافت می‌شوند و می‌توانند مطابق تنظیمات نرم‌افزار پردازش شوند.
بنابراین تفاوت اصلی، استفاده از یک مسیر ارتباطی برای دریافت اطلاعات و امکان خودکارسازی بخشی از عملیات مالی است.
تفاوت اتصال به فرابوم با کیت اعلامیه واریز و برداشت
آهن‌افزار علاوه بر اتصال به فرابوم، دارای کیت اعلامیه واریز و برداشت نیز هست.
کیت اعلامیه واریز و برداشت برای ثبت گروهی دریافت‌ها و پرداخت‌های روزانه بانکی استفاده می‌شود.
اتصال به فرابوم علاوه بر دریافت تراکنش‌های بانکی از طریق سرویس ارتباطی، امکاناتی مانند مدیریت تراکنش‌های نامشخص، شناسایی عملیات چک، پردازش خودکار و تسهیم را فراهم می‌کند.
در نتیجه، این دو قابلیت مرتبط هستند اما کاربرد یکسانی ندارند.
ارتباط اتصال به فرابوم با ماژول خزانه‌داری
خزانه‌داری مسئول مدیریت دریافت‌ها، پرداخت‌ها، حساب‌های بانکی و سایر عملیات مرتبط با وجوه سازمان است.
اطلاعات تراکنش‌های بانکی یکی از ورودی‌های مهم این فرآیند محسوب می‌شوند.
اتصال به فرابوم با فراهم کردن امکان دریافت و مدیریت اطلاعات بانکی، می‌تواند به کاهش فعالیت‌های دستی در عملیات خزانه‌داری کمک کند.
همچنین ثبت خودکار اعلامیه واریز و برداشت و تسهیم دریافت‌ها، به هماهنگی بهتر اطلاعات بانکی با فرآیندهای مالی سازمان کمک می‌کند.
ارتباط اتصال به فرابوم با مدیریت وصول مطالبات
در بسیاری از شرکت‌ها، مشتریان مبالغ مختلفی را بابت بدهی‌ها و فاکتورهای فروش پرداخت می‌کنند.
یکی از وظایف مهم واحد مالی، شناسایی این دریافت‌ها و تخصیص صحیح مبالغ به مطالبات است.
در آهن‌افزار، قابلیت تسهیم برای مدیریت تخصیص دریافت‌ها استفاده می‌شود.
اتصال به فرابوم با پشتیبانی از تسهیم خودکار براساس تنظیمات سیستم، می‌تواند بخشی از این فرآیند را ساده‌تر کند.
این ویژگی برای شرکت‌هایی که تعداد زیادی دریافت روزانه از مشتریان دارند، اهمیت زیادی دارد.
کاربرد اتصال به فرابوم در صنعت آهن و فولاد
در صنعت آهن و فولاد، حجم معاملات و مبالغ مالی می‌تواند قابل توجه باشد.
شرکت‌های بازرگانی، کارخانجات تولیدی و بنگاه‌های آهن معمولاً با دریافت‌های متعدد از مشتریان و پرداخت‌های مختلف به تأمین‌کنندگان سروکار دارند.
در چنین مجموعه‌هایی، شناسایی واریزها، بررسی حساب‌های بانکی و تسهیم مبالغ دریافتی از اهمیت زیادی برخوردار است.
قابلیت اتصال به فرابوم در آهن‌افزار با دریافت اطلاعات تراکنش‌های بانکی و پشتیبانی از ثبت خودکار عملیات مالی، به مدیریت منظم‌تر این فرآیندها کمک می‌کند.
اتصال به فرابوم مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟
این راهکار برای مجموعه‌هایی مناسب است که تعداد زیادی تراکنش بانکی دارند و می‌خواهند فعالیت‌های ثبت و مدیریت دریافت‌ها و پرداخت‌های بانکی را ساده‌تر کنند.
از جمله:
شرکت‌های بازرگانی آهن و فولاد
بنگاه‌های آهن‌آلات
کارخانجات تولیدی و صنعتی
شرکت‌های پخش و توزیع
مجموعه‌های دارای تعداد زیاد تراکنش روزانه
سازمان‌های دارای چند حساب بانکی
شرکت‌های دارای حجم بالای وصول مطالبات
مجموعه‌هایی که به دنبال کاهش ثبت دستی اطلاعات بانکی هستند
چرا اتصال به فرابوم آهن‌افزار؟
صدرا افزار مانا با ارائه راهکارهای نرم‌افزاری در حوزه حسابداری، خزانه‌داری، فروش و مدیریت وصول مطالبات، به سازمان‌ها در مدیریت منظم‌تر اطلاعات مالی کمک می‌کند.
ماژول اتصال به فرابوم با فراهم کردن امکانات دریافت تراکنش‌های بانکی، مدیریت واریزها و برداشت‌ها، کنترل تراکنش‌های نامشخص، ثبت خودکار اعلامیه‌های بانکی و تسهیم دریافت‌ها، بخشی از فرآیندهای تکراری واحد مالی را ساده‌تر می‌کند.
این قابلیت برای شرکت‌هایی که با تعداد زیادی تراکنش و حساب بانکی سروکار دارند، می‌تواند به افزایش سرعت ثبت عملیات و کاهش خطاهای مالی کمک کند.
آیا کارشناسان مالی شما روزانه زمان زیادی را صرف دریافت گردش حساب و ثبت تراکنش‌های بانکی می‌کنند؟
آیا شناسایی واریزهای مشتریان و ثبت اعلامیه‌های واریز و برداشت برای مجموعه شما زمان‌بر است؟
آیا می‌خواهید بخشی از فرآیندهای ثبت عملیات بانکی و تسهیم دریافت‌ها را خودکار کنید؟
با مشاهده دموی اتصال آهن‌افزار به فرابوم، می‌توانید امکانات دریافت تراکنش‌ها، مدیریت عملیات بانکی، ثبت خودکار اعلامیه‌ها و تسهیم دریافت‌ها را بررسی کنید.
از دریافت گردش حساب تا ثبت عملیات مالی، فرآیندهای بانکی را یکپارچه‌تر مدیریت کنید.